沟通管理就是要让每个人都能了解情况。沟通规划的过程涉及到定义你要传递的信息类型，谁会收到这些信息以及定义沟通的形式，以及信息发布和分发的时间。事实证明，项目经理90%的工作是在沟通上，所以确保每个人在正确的时间得到正确的信息是很重要的。

确定你的沟通计划的第一步是弄清楚你的利益相关者需要从项目中得到什么样的沟通，以便他们能够做出正确的决定，这就是所谓的沟通需求分析。你的项目将产生大量的信息；你不希望用所有的信息来压倒你的利益相关者。你的工作是弄清楚他们觉得什么是有价值的。沟通有价值的信息并不意味着你总是描绘一个美好的画面。与利益相关者的沟通可能包括好消息或坏消息。重点是你不想让利益相关者埋没在太多的信息中，但你确实想给他们足够的信息，以便他们了解情况并能做出适当的决定。

通信技术对你如何让人们了解情况有重大影响。沟通的方法可以采取多种形式，如书面报告、谈话、电子邮件、正式状态报告、会议、在线数据库、在线时间表和项目网站。在决定选择什么方法来传递信息之前，你应该考虑几个因素。信息交流的时间或更新的需要是第一个因素。你是否需要采购新的技术或系统，或者是否有已经到位的系统可以使用？在你的计划中应该考虑到你将如何让每个人都得到项目状态和问题的通知，你可用的技术。工作人员对技术的经验是另一个因素。是否有项目组成员和利益相关者有使用这种技术的经验，或者你需要培训他们？最后，考虑项目的期限和项目环境。你所选择的技术是否能在整个项目期间发挥作用，还是在某个时候必须进行升级或更新？项目团队是如何运作的？他们是在一起还是分散在几个校区或地点？

这些问题的答案都应该记录在沟通计划中。

所有的项目都需要一个完善的沟通计划，但不是所有的项目都会有相同的沟通类型或相同的信息发布方法。沟通计划记录了利益相关者的信息需求类型，信息应该何时发布，以及信息的传递方式。

你要沟通的信息类型通常包括项目状态、项目范围说明和更新、项目基线信息、风险、行动项目、绩效措施、项目验收等等。重要的是，利益相关者的信息需求应尽可能在项目管理生命周期的规划阶段就确定下来，这样，当你和你的团队制定项目规划文件时，你已经知道谁应该收到这些文件的副本，以及应该如何交付。

沟通的类型 Types of Communication

成功完成一个复杂的项目需要团队成员之间的良好沟通。如果这些团队成员在同一栋楼里工作，他们可以安排定期会议，也可以简单地在对方的办公场所停留，以获得快速的答案，甚至可以在其他办公场合非正式地讨论一个项目。许多项目是由主要通过电子通信进行互动的团队执行的，因此，这被称为虚拟团队。为了避免沟通不畅而有损信任，并将团队成员纳入项目文化，项目团队需要一个可靠和及时的沟通计划。这种计划首先要了解两大类沟通方式。

同步沟通 Synchronous Communications

如果沟通的所有各方都在同一时间参加交流，那么这种沟通就是同步的。电话或Skype电话会议就是同步通信的一个例子。以下是同步通信的例子：

• 现场会议：团队成员在同一地点聚集在一起
• 电话会议：有几个人参加的电话会议
• 音频会议：像电话会议一样，但使用Skype等软件在线进行
• 计算机辅助的会议：音频会议，通过电脑之间的连接，可以显示双方可以编辑的文件或电子表格
• 视频会议：与音频会议类似，但有与会者的现场视频。一些笔记本电脑有内置摄像头，方便视频会议的进行
• 即时通讯（ instant messaging，简称IM）：使用参与者电脑屏幕上的弹出窗口交换文字或语音信息
• 短信：在手机、寻呼机或个人数字助理（PDA）之间交换文本信息——这些设备拥有日历、联系人列表、任务列表和其他支持程序

现代通信技术使在世界任何地方组建项目团队成为可能。大多数人在白天工作，如果参与者在不同的时区，这可能使同步会议变得困难。然而，在某些情况下，这可能是一个优势；例如，如果有些事情必须在明天开始工作前完成，亚洲的团队成员可以在他们的正常工作时间内解决这个问题，而北美的团队成员可以睡上一觉。

记住时区

记住时区并正确计算你和你的同事之间的时差是很重要的，这样就不会错过重要的会议或最后期限。相邻的城市和国家的北部或南部都遵守相同的当地时间。请注意，在美国和加拿大，许多受过良好教育的人认为南美洲在北美洲的正南方。 正如你所看到的，南美国家可以在北美以东多达五个时区的位置。一个将当地时间转换为另一个时区的有用网站是时区转换器 Time Zone Converter。

时区的计算是参照英国格林威治皇家天文台的时区。该地点的时间是格林威治标准时间（GMT）。最近的参考文献将其指定为协调世界时（UTC），而不是格林尼治时间。各个时区从格林威治向东推进（图15.1）。然而，在国际基准线（大约是从格林威治出发的世界中点），你要从格林威治时间中减去时区。为了防止上午和下午的混淆，通常使用24小时制的时钟来表示时间。例如，午夜表示为00:00，中午为12:00，下午1点为13:00。

异步通信 Asynchronous Communications

让一个团队在同一时间聚在一起可能是一个挑战，特别是当他们分散在不同的时区。许多类型的通信不需要各方在同一时间出现。这种类型的通信是异步的。异步通信有几种选择：

邮件和包裹交付

许多公司希望最终合同由协议各方的授权代表亲自签署。如果需要几个签名，如果合同由邮政部门转交，这可能需要几周时间来获得所有的签名。如果这个过程耽误了项目的启动，你可以使用隔夜快递服务，以尽量减少转移文件的时间。

传真

传真机已经存在了很长时间，在准确传输文件方面享有很高的信任度。虽然现在仍然使用传真传输可能看起来很陈旧，但在许多国家，签署的合同的传真是合法的，但计算机扫描的图像则不合法。

电子邮件

Electr电子邮件被广泛用于协调项目和团队成员之间的沟通。它对项目管理有几个有价值的特点：

• 信息可以被发送到团队成员的名单上
• 信息可以被保存，以便在出现误解或沟通不畅的情况下记录过程
• 文件可以被附加和分发

项目博客

博客是一种在线日记，可以是私人的，也可以是应邀分享的，或者是向全世界公开的。有些项目经理会写日记，总结当天的挑战和成果以及他们所做的决定。他们在以后的日子里，在知道这些决定的结果后，再回到这本日记中回顾他们的决策过程，看看他们是否能从错误中学习。项目管理中的许多决定都是在不完全了解的情况下做出的，反思以前的决定，发展这种决策技能，对项目经理的成长很重要。

簡易資訊聚合，也称聚合内容 （Really Simple Syndication, RSS）

有些项目直接受到外部因素的影响，如政治选举、经济趋势、公司合并、技术或科学突破或天气等等。为了及时了解这些因素，你可以订阅在线新闻源。一种促进这一过程的技术是 “真正简单的聚合”（RSS）。有RSS新闻源的网页有标记的链接。

如果用户点击RSS提要，来自该网站的新闻就会自动发送到用户的新闻阅读器，如谷歌阅读器。新闻阅读器可以被设置为用关键词过滤新闻，以将故事限制在与项目相关的内容上。

评估新的通信技术

电子通讯的新技术出现的频率越来越高。使用一种团队不熟悉的新技术，会增加技术的复杂性，从而导致延误和增加成本。为了决定一项新技术是否应该被纳入沟通计划中，要寻求以下问题的答案（商务词典）：

• 新的通信技术是否通过降低成本、节省时间或防止错误而为项目提供竞争优势？
• 项目团队是否具备快速学习新技术的专业知识？
• 公司是否为新的通信技术提供支持，如服务台和设备服务？
• 培训和实施的成本在时间和金钱方面是什么？

沟通计划范本

那么，你如何创建一个沟通计划？

1. 识别你的利益相关者（对谁）
2. 识别利益相关者的期望（为什么）
3. 确定满足利益相关者期望的必要沟通，并让他们了解情况（什么）
4. 确定沟通信息的时间范围和/或频率（何时）
5. 确定信息的传播方式（利益相关者喜欢的方式）（如何）
6. 确定由谁来传达每条信息（谁）
7. 文件项目——项目在沟通中必须使用的模板、格式或文件

图15.2显示了一个沟通计划模板。

贡献者和归因 Text Attributions

This chapter of 企業策略: 高管項目領導指南 Strategy Consulting: A guide for executives leading projects is a derivative of the following text:

• This chapter adapted and remixed by Adrienne Watt from the following sources:
  • Text under “Types of Communication” was adapted from Project Management for Instructional Designers by Amado, M., Ashton, K., Ashton, S., Bostwick, J., Clements, G., Drysdale, J., Francis, J., Harrison, B., Nan, V., Nisse, A., Randall, D., Rino, J., Robinson, J., Snyder, A., Wiley, D., & Anonymous.  Licensed under a CC BY-NC-SA (Attribution-NonCommercial-ShareAlike) licence.
  • Communication Plans Template from Inte5160 Wiki. Licensed under a CC BY-SA (Attribution-ShareAlike).

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