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37 項目收尾
每個項目都需要結束，這就是項目生命週期的最後階段的項目完成情況。項目的全部意義在於交付你所承諾的東西。通過交付你所說的一切，你確保所有的利益相關者都滿意，所有的驗收標準都得到滿足。一旦發生這種情況，你的項目就可以結束了。
項目完成往往是項目生命週期中最被忽視的階段。一旦項目結束，就很容易收拾東西，把一些文件扔到抽屜裡，然後馬上開始進入下一個項目的啟動階段。等一下。你還沒有完成。
項目完成的關鍵活動是收集項目記錄；傳播信息以正式接受產品、服務或項目；以及執行項目結束。作為項目經理，你將需要審查項目文件，以確保它們是最新的。例如，也許實施了一些範圍變更要求，改變了最終產品的一些特性。你在這個階段收集的項目信息應該反映最終產品的特點和規格。不要忘記也要更新你的資源分配。在項目過程中，一些團隊成員會來來去去。你需要仔細檢查所有的資源和他們的角色和責任是否都被記錄下來。
一旦項目成果被記錄下來，你將要求利益相關者或客戶正式接受。他們很想知道項目的產品或服務是否符合項目設定的目標。你有項目成果在手能夠與團隊分享項目最新信息。
合同結束
合同的結束就像項目的結束一樣。合同結束是關於完成和解決項目合同的條款。它支持項目的完成過程，因為合同結束過程決定了合同中描述的工作是否準確並令人滿意地完成。請記住，並不是所有的項目都是根據合同執行的，所以不是所有的項目都需要合同結束過程。顯然，這個過程只適用於那些根據合同執行的階段、交付物或項目的部分。
合同結束更新項目記錄，詳細說明項目工作的最終結果。合同可能有具體的條款或完成條件。你應該了解這些條款或條件，這樣項目的完成就不會因為你錯過了一個重要的細節而被拖延。如果你自己管理合同，一定要問你的採購部門是否有任何你應該知道的特殊條件，這樣你的項目團隊就不會在無意中拖延合同項目的結束。
合同結束過程的目的之一是向賣方提供正式的通知，通常是以書面形式，說明交付物是可接受的、令人滿意的或已被拒絕。如果產品或服務不符合預期，供應商需要在你發出正式驗收通知之前糾正問題。在合同結束前，任何需要修復或完成的小項目都會被列入打卡清單，這是一份由客戶、團隊或經理使用的清單，用於檢查並確定還需要完成哪些項目，並創建所有待辦事項的行動清單。 。希望在項目過程中已經進行了質量審核，並且供應商有機會在比關閉階段更早的時候進行修正。等到項目結束後，再把所有的問題都推給供應商，這不是一個好主意。在項目進展過程中與你的供應商討論問題要有效得多，因為它提供了在問題發生時進行糾正的機會。
然後，項目團隊將對沖銷清單上的所有項目進行工作，建立一個小的時間表來完成剩餘的工作。如果沖銷清單上的項目數量太多，或者工作量很大，項目組將繼續進行項目工作。一旦沖銷清單變小，項目經理開始關閉項目，只保留足夠的人員和設備來支持正在沖銷清單上工作的團隊。
如果產品或服務確實達到了項目的預期可以接受，買方就需要向賣方發出正式的書面通知，表明合同已經完成。這就是合同的正式接受和結束。作為項目經理，你的責任是記錄合同的正式驗收。許多時候，正式驗收和結束合同的規定在合同本身中就有說明。
如果你有一個採購部門負責合同管理，他們會希望你在合同完成後通知他們，並反過來按照正式程序讓賣方知道合同已經完成。然而，你仍然會在你的項目記錄副本中註明合同完成。
釋放項目團隊
釋放項目團隊成員不是一個正式的過程。然而，應該注意的是，在項目結束時，你將釋放你的項目組成員，他們將回到他們的職能經理那裡，或者被分配到一個新的項目。當你接近項目完成時，你要讓他們的經理，或其他項目經理了解情況，以便他們有時間為員工的回歸做充分的計劃。讓他們提前幾個月知道時間表的樣子，以及他們可以在多長時間內計劃在新項目上使用他們的員工。這讓其他經理有能力開始計劃活動和安排活動日期。
最後付款
最後的付款通常不只是一個簡單的百分比，還需要完成的工作。完成項目可能涉及到修復最困難的問題，這些問題的解決成本過高，所以最終大筆的付款以激勵供應商高度重視該項目，使項目能夠按時完成。
如果供應商履行了所有的合同義務，包括修復問題和進行打孔清單上註明的維修，項目組就會在合同上簽字，並提交給會計部門進行最後付款。供應商被通知最後一次付款，並完成了與項目的合同協議。
項目後評估
在團隊解散並開始關注下一個項目之前，要進行一次回顧，以總結從這個項目中可以學到的經驗，通常稱為經驗總結會議或文件。團隊探討哪些地方做得好，並捕捉過程，以了解為什麼做得好。團隊詢問這個過程是否可以轉移到其他項目。團隊還探討了哪些地方做得不好，以及人們從經驗中學到了什麼。這個過程不是為了找茬，而是為了學習。
質量管理是一個持續改進的過程，包括從過去的項目中學習，並做出改變以改進下一個項目。這個過程被記錄下來，作為質量管理方法被使用的證據。一些組織有正式的流程來改變工作流程，並整合從項目中獲得的經驗，以便其他項目能夠受益。有些組織的方法不那麼正式，希望個人從經驗中學習，並將經驗帶到下一個項目中，以非正式的方式與他人分享他們所學到的東西。無論採用哪種方式，都應該對以下內容進行評估，並在報告中總結出結果，供外部和內部使用。
信任和協調的有效性
項目領導層審查信任或缺乏信任對項目的影響，以及調整會議對建立信任的有效性。團隊確定哪些問題是可以預見和緩解的，哪些問題是無法合理預測的。團隊錯過了什麼線索，表明問題正在出現？團隊可以做什麼來更好地預測和預防信任問題？
時間表和預算管理
將最初的活動時間表和網絡圖與實際的活動時間表進行比較。對造成進度變化的情況件進行審查，以了解應急儲備和浮動的使用是如何減輕這些事件造成的干擾的。對應急時間的原始估計進行審查，以確定它們是否足夠，對工期和浮動的估計是否準確。這些積極的管理活動對於項目組發展在未來項目中估計進度要素的專業知識是必要的，而這些活動的意義不是用來推諉他人的。
對計劃工作成本的預算估計進行審查，並與實際成本進行比較。如果估計值經常與實際成本不同，則要審查估計方法的選擇。
緩解風險
在項目完成後，可以審查對風險的估計，並將其與實際發生的事件進行比較。是否發生了未曾預見的事件？有什麼線索可以讓團隊預測這些事件？項目的應急措施是否足以覆蓋不可預見的風險？即使這個項目沒有出錯，也不能證明減輕風險作為一項活動是浪費金錢。比較避免風險的成本和意外事件的成本，可以幫助了解避免風險的成本是多少是很有用的。
採購合同
對供貨商和供應商的表現進行審查，以確定他們是否仍應被列入合格供貨商或供應商名單中。對每個人的合同選擇進行審查來確定分擔風險的決定是否合理，選擇的激勵措施是否有效。
客戶滿意度
審查與客戶的關係，並討論關於將客戶納入項目決策和協調會議的決定。客戶有機會表示滿意並指出項目溝通和其他因素可以改善的地方。通常情況下，組織的高級經理會與客戶進行訪談，以獲取對項目團隊表現的反饋。
創建一個提供項目概述的一般報告是為了向利益相關者提供項目的摘要。該報告包括最初的目標和目的，並說明項目如何實現這些目標和目的的聲明。對進度和預算的表現進行了總結以便對客戶的滿意度進行評估。該報告的版本可以提供給作為利益相關者的客戶，並作為另一種獲取反饋的途徑。
高級管理層
給高級管理層的報告在簡短的執行摘要中包含了提供給利益相關者的所有信息。該報告指出了可以改進的做法和程序，或學到的對未來項目有用的經驗。
文件的歸檔
與項目有關的文件必須儲存在一個安全的地方，以便將來可以檢索參考。簽署的合同或其他可能用於稅務審查或訴訟的文件必須被儲存。組織會有適用於項目文件的法律文件存儲和檢索政策，必須遵守。一些項目文件可以用電子方式存儲。
應該注意以容易恢復的形式來存儲文件。如果文件以電子形式存儲，應使用標準的命名慣例，以便文件可以按名稱進行分類和分組。如果文件以紙質形式儲存，應確定文件的失效日期，以便在未來的某個時間點將其銷毀。以下是通常被歸檔的文件：
- 章程文件
- 範圍聲明
- 原始預算
- 變更文件
- DPCI評級
- 經理的總結——學到的教訓
- 最終的DPCI評級
慶祝！
圖 18.1：慶祝！你的項目已經結束……至少到下一個項目為止。
項目團隊應該慶祝他們的成就。項目經理應該正式認可他們的努力，感謝他們的參與並正式結束項目。慶祝活動可以幫助團隊成員正式認識到項目的結束為他們所做的工作畫上句號。慶祝活動還鼓勵團隊成員記住所學到的知識，並開始思考他們的經驗將如何在下一個項目中使他們和組織受益。
貢獻者和歸因 Text Attributions
This chapter of 企業策略: 高管項目領導指南 Strategy Consulting: A guide for executives leading projects is a derivative of the following text:
This chapter was adapted and remixed by Adrienne Watt from the following sources:
- Introductory text and text under “Contract Closure” was adapted from “Project Completion” in Project Management for Skills for All Careers by Project Management Open Resources and TAP-a-PM. Licensed under a CC BY 3.0 licence.
- Text under “Final Payments”, “Post-Project Evaluations”, “Trust and Alignment Effectiveness”, “Schedule and Budget Management”, “Risk Mitigation”, “Risk Mitigation” and “Customer Satisfaction” adapted from “Project Closure” in Project Management for Instructional Designers by Amado, M., Ashton, K., Ashton, S., Bostwick, J., Clements, G., Drysdale, J., Francis, J., Harrison, B., Nan, V., Nisse, A., Randall, D., Rino, J., Robinson, J., Snyder, A., Wiley, D., & Anonymous. Licensed under a CC BY-NC-SA (Attribution-NonCommercial-ShareAlike) licence.
- Text adapted from “Project Completion” in Project Management for Skills for All Careers by Project Management Open Resources and TAP-a-PM. Licensed under a CC BY 3.0 licence
