採購管理遵循一個邏輯順序。首先，你計劃你需要簽訂什麼合同；然後你計劃你將如何做；接下來，你向賣家發出你的合同要求；他們為獲得與你合作的機會而投標；你挑選最好的一個；然後與他們簽訂合同。一旦工作開始，你就監督它，確保合同得到遵守。當工作完成後，你結束合同並填寫所有的文件。 

你需要從整個項目的計劃開始。在做其他事情之前，你需要考慮你將為你的項目外包的所有工作。你要為任何購買和收購做計劃。你在這裡要仔細看看你的需求，以確定承包是必要的。你要弄清楚什麼樣的合同對你的項目是有意義的，要努力確定項目的所有部分將被承包出去。

 

合同規劃是指你為項目工作規劃出每個單獨的合同。你制定如何管理合同，它需要達到什麼指標才能被認為是成功的，你如何挑選賣家，以及一旦工作發生，你將如何管理合同。

 

採購管理計劃詳細說明了將如何管理採購過程，包括以下信息：

• 你計劃使用的合同類型，以及任何將用於衡量承包商業績的指標；
• 你所承包的工作或產品的計劃交付日期；
• 你將使用的公司的標准文件；
• 涉及的供應商或承包商的數量以及如何管理他們；
• 採購如何影響項目計劃的約束和假設；
• 採購的準備時間與項目進度表的製定相協調；
• 鑑定合格的賣家（如果知道）。

採購管理計劃，像所有其他管理計劃一樣，成為項目管理計劃的一個附屬部分。在採購計劃階段，你可以使用的一些工具和技術包括 “製造或購買 “分析和合同類型的定義。

製作或購買分析 Make-or-Buy Analysis

這意味著要弄清楚你是應該把工作承包出去還是自己做。這也可能意味著要決定是建立一個解決問題的方案還是購買一個已經存在的方案。大多數幫助你做出其他重大項目決定的因素都會幫助你做出這個決定。與購買相比，建造它的成本是多少？這個決定將如何影響你的項目範圍？它將如何影響項目的進度？你是否有時間做這些工作，並仍然履行你的承諾？當你計劃出你將會和不會承包什麼時，你需要非常仔細地思考你的理由。

 

有一些資源（如重型設備），你的公司可以根據情況購買、租用或租賃。你需要檢查租賃與購買的成本，並確定最佳的方式進展。

合同類型

你應該了解一下你（客戶）可利用的主要合同種類，以便你選擇一個為你和承包商創造最公平和可行的交易。有些合同是固定價格的：無論投入多少時間或精力，客戶總是支付相同的費用。在圖13.1中，客戶的成本保持不變，但隨著付出更多的努力，承包商的利潤就會下降。有些是可償還成本的，也叫成本加成。這就是賣方向你收取的工作成本加上一些費用或費率。表13.1說明了這一點，隨著工作的增加，客戶的成本上升，但承包商的利潤保持不變。第三種主要的合同是時間和材料合同。在這種情況下，客戶為在項目上花費的時間支付費用，同時也為所有用於工作的材料支付費用。圖13.2顯示，隨著客戶的成本上升，承包商的利潤也在上升。

固定價格合同 Fixed-Price Contracts

固定價格合同是項目組織與一個實體（個人或公司）之間的法律協議，以商定的價格向項目提供貨物或服務。合同通常詳細說明貨物或服務的質量，支持項目所需的時間，以及交付貨物或服務的價格。固定價格合同有幾種變化。對於工作範圍非常明確且不可能改變的商品、貨物和服務，固定價格合同提供了一個可預測的成本。管理工作以滿足項目需求的責任集中在承包商身上。項目組跟踪質量和進度，以確保承包商能滿足項目需要。與固定價格合同相關的風險是與項目變更相關的費用。如果項目發生變化，需要承包商發出變更單，變更的價格通常很高。即使在原始合同中包含了變更的價格，固定價格合同的變更也會比其他形式的合同產生更高的項目總成本，因為大部分的成本風險被轉移到了承包商身上，而且大多數承包商會在合同中增加一筆應急費用以支付他們額外的風險。

 

固定價格合同要求至少有兩個或更多的供應商，他們的資質和業績記錄能確保項目的需求得到滿足。另一個要求是一個很可能不會改變的工作範圍。根據良好的信息制定一個明確的工作範圍，建立一個高度合格的投標人名單，並製定一個反映該工作範圍的明確合同，是一個好的固定價格合同的關鍵方面。

 

如果服務供應商負責將所有成本和利潤納入商定的價格中，這就是一個固定總價合同。承包商承擔了提供服務或材料所需的勞動力和材料以及所需材料和及時性的意外增加的風險。
帶價格調整的固定價格合同用於跨年度的異常長的項目。這種類型的合同最常用的是通貨膨脹調整價格。在一些國家，其當地貨幣的價值可以在幾個月內有很大的變化，這影響到當地材料和勞動力的成本。在高通貨膨脹時期，客戶要承擔因通貨膨脹而導致成本增加的風險，合同價格根據通貨膨脹指數進行調整。某些商品的波動性也可以在價格調整合同中得到考慮。例如，如果石油價格對項目成本有很大影響，客戶可以接受石油價格波動的風險，並在合同中加入一個條款，允許根據石油價格的變化來調整合同價格。

 

帶獎勵費的固定價格合同為在項目上的表現超過合同中的既定基準線提供獎勵。合同可能包括對在項目的重要里程碑上完成工作的獎勵。通常合同都有一個懲罰條款，如果工作沒有按照合同規定執行。例如，如果新的軟件沒有及時完成以支持培訓的實施，合同中可能會對軟件公司進行懲罰，每晚一天就罰一筆錢。當軟件對項目至關重要，而且延遲會給項目帶來巨大的損失時，通常會使用這種類型的懲罰。

 

如果服務或材料可以用標准單位來衡量，但需要的數量並不准確，每單位的價格可以是固定的— 固定單位價格合同。項目組承擔估計使用單位數量的責任。如果估計不准確，就不需要改變合同，但項目將超過預算成本。

表13.1 固定價格合同和特點

成本報銷合同

在成本償還合同中，組織同意向承包商支付執行服務或提供貨物的成本。成本償還合同也被稱為成本加成合同。當工作範圍或執行工作的費用不是很清楚時，最常使用成本償還合同。項目使用成本償還合同來支付承包商與執行工作有關的可允許的費用。由於項目的費用是可償還的，承包商與費用增加有關的風險要小得多。當工程的成本不是很清楚時，成本償還合同減少了投標人在投標中的金額，以考慮到與成本的潛在增加有關的風險。除非有支持完成項目目標的激勵措施，否則承包商也不太願意想辦法降低項目成本。

顯示利潤隨著努力的增加和成本（收入）的增加而保持不變的折線圖。

 

成本償還合同要求對項目中發生的成本進行良好的記錄，以確保承包商獲得所有已完成工作的報酬，並確保組織不會為未完成的工作付費。承包商還可以得到高於成本的額外款項。有幾種補償承包商的方式。

• 有固定費用的成本補償合同為承包商提供一個費用或利潤額，這個費用或利潤額在合同開始時就已經確定，不會改變。
• 按百分比收費的成本償還合同向承包商支付成本加上一定比例的費用，如可允許的總費用的5%。承包商獲得可允許費用的補償，並獲得費用的支付。
• 帶獎勵費的成本償還合同用於鼓勵在對項目至關重要的領域的表現。通常情況下，該合同試圖激勵承包商節約或減少項目成本。使用帶有獎勵費的成本償還合同是激勵成本降低行為的一種方式。
• 帶獎勵費的可償還成本合同是向承包商償還所有可允許的成本，加上基於績效標準的費用。該費用通常是基於更加主觀的目標或目的。撥出一筆錢讓承包商通過出色的表現來賺取，至於付給承包商多少費用，則由項目組來決定，該金額足以激勵其出色的表現。

對於不確定性較高的小型活動，承包商可能會按小時收取人工費，加上材料費，再加上總費用的一定比例。這種類型的合同被稱為時間和材料（T&M）。時間通常以小時為單位簽訂合同，承包商通常提交時間表和在項目上購買物品的收據。項目根據商定的費率和材料的實際成本向承包商報銷所花費的時間。該費用通常是總成本的一個百分比。

 

顯示成本（收入）、利潤和努力增加的線圖。

 

T&M合同用於範圍較小、具有不確定性或風險的工作項目中。項目，而不是承包商，承擔了風險。由於承包商很可能在其他類型的合同價格中包括應急費用以支付高風險，T&M合同為項目提供較低的總成本。

表13.2 費用補償合同

為了盡量減少項目的風險，承包商通常包括一個 “不得超過 “的金額，這意味著合同只能收取約定的金額。 T&M合同允許項目在獲得更多信息時進行調整。在有足夠的信息來完成一個更準確的估計之前，工作的最終成本是不知道的。

進度付款和變更管理

銷售商和供應商通常要求在合同有效期內付款。在持續幾個月的合同中，承包商會產生大量的費用，並希望項目能儘早支付這些費用。與其等到合同結束，通常會制定一個付款時間表作為合同的一部分，並與完成規定的工作量或項目里程碑相聯繫。這些在項目結束前根據工作進度支付的款項被稱為進度付款。例如，合同可能會制定一個付款時間表，先支付課程設計費，再支付課程開發費，然後在課程完成並被接受時支付最後一筆款項。在這種情況下，會有三次付款。有一個確定的要完成的工作量，完成該工作的時間框架，以及工作必須達到的質量標準，然後才向承包商支付工作費用。

 

正如項目有一個工作範圍，定義了項目中包括的內容和項目外的工作，供應商和供貨商也有一個工作範圍，定義了他們將向公司生產或供應的內容。 (合作夥伴通常共享項目的工作範圍，可能沒有單獨的工作範圍)。項目中經常發生變化，需要改變承包商的工作範圍。在項目期間如何管理這些變化，通常在合同中都有記載。儘早抓住這些變化，記錄變化的內容和變化對合同的影響，並製定變更單（對合同的變更），對保持項目的進展很重要。當變更沒有被記錄下來或者團隊不能就變更達成一致時，團隊成員之間可能會產生衝突。為承包商和主要供應商制定和實施一個有效的變更管理程序，將最大限度地減少這種衝突和對項目的潛在負面影響。

採購流程

項目採購週期反映了從決定購買材料或服務，到支付賬單並結束採購合同的採購活動。

採購計劃

在做出購買貨物或外包服務的決定後，採購團隊制定一個計劃，包括以下內容：

• 為每一類採購貨物或外包服務選擇適當的關係和合同方式
• 準備詢價徵求標書和招標（RFPs），評估合作機會
• 評估RFQs、RFPs和夥伴關係
• 授予和簽署合同
• 管理質量和及時履約
• 管理合同變更
• 結清合同

根據項目的複雜程度，這些步驟中的每一個都可能需要數小時或有時需要數週的工作才能完成。這些步驟中的每一個也都包含在項目的主時間表中。採購週期所涉及的時間會影響到關鍵活動的安排，包括決定是自行完成工作還是將工作承包給他人。設備和材料的交付日期以及承包工程的工作完成日期都放在項目進度表上。任何造成項目延誤或落在項目關鍵路徑上的採購活動可能需要特別注意。

選擇合同方式

技術團隊通常會制定一份關於將被外包的工作的描述。根據這些信息，項目管理團隊要回答以下問題：

• 所需的工作或材料是商品、定制產品或服務，還是獨特的技能或關係？
• 需要哪種類型的關係：供應商、賣家或合作夥伴？
• 應該如何與供應商、賣家或潛在的合作夥伴接觸。詢價、RFP、還是個人接觸？
• 工作範圍有多大的知名度？
• 有哪些風險，哪一方應該承擔哪些類型的風險？
• 服務或貨物的採購是否會影響項目進度關鍵路徑上的活動，這些活動有多大的浮動？
• 提前確定成本有多重要？

採購團隊利用上述前三個問題的答案來確定獲得貨物或服務的方法，並利用其餘問題來確定哪種類型的合同最合適。

 

選擇合同方式的一個關鍵因素是確定哪一方將承擔最大的風險。團隊決定將由項目管理的風險水平，以及哪些風險將被轉移給承包商。通常情況下，項目管理團隊希望管理項目風險，但在某些情況下，承包商擁有更多的專業知識或控制權，使他們能夠更好地管理與合同工作相關的風險。

徵求標書 Soliciting Bids

招標（solicitation）是要求投標人提供價格和支持信息的過程。招標通常採取RFQ或RFP的形式。夥伴關係的追求和建立是由高級管理層根據具體情況而定的。

合格的投標人

潛在的投標人是有能力提供項目所需材料或完成項目工作的人或組織。在規模較小、不太複雜的項目中，母公司通常有一份過去成功提供過貨物和服務的供應商和廠商名單，項目可以獲得該名單上公司的業績記錄。在獨特的項目中，如果沒有供應商名單，項目組會制定一份潛在的供應商名單，然後對他們進行資格審查，使其有資格參與項目工程的投標。符合條件的投標人將被列入投標人名單，並向其提供項目工程招標的時間表。

 

供應商的資格是以符合項目要求完成工作的能力和財務穩定性決定的。執行工作的能力包括滿足質量規格和項目進度的能力。在一個地區經濟活動旺盛的時候，許多供應商會變得繁忙，並使他們的資源緊張。在潛在的供應商被列入投標人名單之前，項目組會對他們進行調查，以確保他們有能力和記錄來滿足最後期限。

 

潛在的供應商還必須在財務上穩定，才能列入投標人名單。鄧白氏（Dun and Bradstreet，簡稱D&B）— 一家著名的個人公司財務信息供應商的信用檢查或財務報告將為項目提供關於潛在投標人的財務狀況的信息。 D&B的服務包括以下內容：

• D&B專有的排名和預測性的信用度評分
• 公開備案，包括訴訟、留置權、判決和UCC（統一商法典）備案–符合統一商法典的標準化財務披露文件
• 公司財務報表和歷史

要求報價

RFQ的重點是價格。材料或服務的類型是明確的，可以從幾個來源獲得。能夠滿足項目質量和進度要求的投標人通常通過報出最低價格而贏得合同。

徵求建議書

徵求建議書說明了價格，但重點是滿足項目質量或進度要求。對投標人來說，為響應招標書而製定方案的過程可能非常昂貴，項目組不應該向沒有資格中標的公司發出招標書。

評估標書

根據商品項目和服務的詢價單進行的評標，在價格上有很大的分級。在大多數情況下，最低的總價將贏得合同。總價將包括商品或服務的成本、任何運輸或交付費用、任何擔保的價值以及任何增加項目價值的額外服務。

 

基於招標書的評標工作更為複雜。對建議書的評價包括價格，也包括對投標人選擇的技術方法的評價。評價提案的項目小組必須包括具有專業知識的人，以了解各種提案選擇的技術方面和每個提案對項目的價值。在更複雜的項目中，提案的行政部分由一個小組評估和打分，而提案的技術方面則由另一個小組評估。項目組將這兩個分數結合起來，確定項目的最佳方案。

授予合同

在項目組選擇了為項目提供最佳價值的投標人後，項目代表會與潛在的承包商確認投標和合同的所有條件。不太複雜的授標，如印刷材料的合同，需要閱讀和簽署合同，以確保供應商理解合同條款和項目進度的要求。更複雜的項目需要詳細討論目標、完成這些目標的潛在障礙、項目進度和關鍵日期，以及解決衝突和改善工作流程的過程。

管理合同

合同類型決定了管理合同所需的努力程度和技能。供應商合同的經理制定詳細的規範，並確保這些規範得到遵守。供應商合同經理確保投標的承包商有技能和能力按照項目進度完成工作，並根據項目需要跟踪供應商的表現，在需要時提供支持和指導。夥伴安排的管理者圍繞著共同的目標和工作流程展開協調。這些方法中的每一個都需要不同的技能和不同程度的努力。

 

需要很長時間才能獲得的項目— 長線索項目— 會得到項目領導層的早期關注。長周期項目的例子包括為項目專門設計和建造的設備，為培訓新的勞動力而創建的課程，以及為生物技術項目定制的生物反應器。這些項目可能需要幾週、幾個月或幾年的時間來開發和完成。項目組儘早確定長周期項目，以盡快開始採購活動，因為那些通過正常採購週期採購的項目可能會造成項目的延誤。

 

合同簽訂後，項目組根據合同中的績效標準跟踪承包商的表現以及他們對項目績效的貢獻。通常情況下，承包商交付的產品或服務符合質量預期，並支持項目進度。通常情況下，也有一兩個承包商的表現沒有達到項目預期。一些項目經理會參考合同，並利用合同試圖說服承包商提高績效，否則將受到處罰。其他項目經理則會與承包商一起探討改善業績和滿足項目要求的創造性方法。合同管理允許用這兩種方法來處理不履約的承包商，項目組必須評估哪種方法在每種情況下最有可能發揮作用。

 

管理承包商在項目中的表現與項目團隊的工作一樣，對整個項目成果非常重要。

物流和加急

在項目中的設備和材料必須經過運輸、清點、入庫，並確保安全。這個領域的專業知識被稱為物流。項目的物流可以由項目組管理，也可以包括在RFP或RFQ中。在國際項目中，材料可能需要進口，採購團隊負責管理海關程序。在較小的項目中，物流功能通常由母公司提供。在大型項目中，這些活動通常被承包給專門從事後勤服務的公司。在更大、更複雜的項目中，採購團隊將包括後勤方面的專業知識。

 

項目工作往往取決於為項目採購的材料。這些材料的交付影響著項目的進度，而且往往有些材料需要比正常的採購做法更早交付。在長周期的項目上，項目進度被列入承包計劃中，承包商必須解釋他們將如何支持項目進度。

 

在大型、複雜的項目中，關鍵項目可能被安排在項目需要後交付。然後，採購團隊與承包商探討想法，以加快設備或材料的製造或運輸。合同通常可以把設備的製造和交付放在優先位置，以滿足項目進度。項目物流團隊也可以探索縮短運輸時間的方法。例如，阿根廷的一個項目為了節省幾個星期的運輸時間，從瑞典空運一些關鍵設備而不是用船運輸設備。物流成本較高，但對項目的整體價值較大。

貢獻者和歸因 Text Attributions

This chapter of 企業策略: 高管項目領導指南 Strategy Consulting: A guide for executives leading projects is a derivative of the following text:

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