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36 項目實施概述
在仔細規劃了你的項目後,你將準備開始項目實施階段,即項目管理生命週期的第三個階段。實施階段包括將項目計劃付諸行動。正是在這裡,項目經理將協調和指導項目資源,以實現項目計劃的目標。隨著項目的展開,項目經理的工作是指導和管理每一項活動,每一個步驟。這就是在項目生命週期的實施階段所發生的事情:你遵循你制定的計劃,並處理任何出現的問題。
實施階段是你和你的項目團隊實際進行項目工作以產生交付物的地方。 ”可交付成果 “這個詞意味著你的項目所交付的任何東西。你的項目的可交付成果包括你和你的團隊為客戶、顧客或贊助者提供的所有產品或服務,包括你整理的所有項目管理文件。
建立每個可交付成果的步驟將根據你所從事的項目類型而有所不同,因此不能在此進行真正的詳細描述。例如,工程和電信項目將側重於使用設備、資源和材料來構建每個項目成果,而計算機軟件項目可能需要開發和實施軟件代碼程序來產生每個項目成果。構建每個可交付成果所需的活動將在項目需求文件和項目計劃中明確規定。
作為項目經理,你的工作是指導工作,但你需要做的不僅僅是交付成果。你還需要跟進你的團隊表現得如何。實施階段通過仔細的監測和控製過程使項目計劃保持在正確的軌道上,以確保最終交付的產品符合客戶設定的驗收標準。這個階段通常是實施經批准的變更的地方。
最常見的情況是,通過查看性能和質量控制數據來確定變化。在整個實施階段,應該定期評估常規的性能和質量控制測量。收集這些測量的報告將幫助你確定問題出在哪裡,並建議改變來解決它。
變更控制
當你發現一個問題時,你不能只是做一個改變,因為它可能太昂貴或需要太長時間來做。你需要看看它是如何影響三重約束的(時間、成本、範圍)以及它是如何影響項目質量的。然後,你要弄清楚是否值得做這個改變。如果你評估了變更的影響,發現它不會對項目的三重約束產生影響,那麼你就可以不通過變更控制來進行變更。變更控制是一套程序,讓你以有組織的方式進行變更。
任何時候你需要對你的計劃進行修改,你必須先提出修改請求。這是一份你或提出請求的人必須完成的文件。你的項目的任何變化都必須被記錄下來,這樣你就可以弄清楚需要做什麼,何時做,由誰做。
一旦變更請求被記錄下來,它將被提交給變更控制委員會。變更控制委員會是由一群人組成的,他們審議變更以獲得批准。不是每個變更控制系統都有一個委員會,但大多數都有。變更請求也可以被提交給項目發起人或管理層進行審查和批准。把建議的變更通過變更控制將幫助你評估其影響並更新所有必要的文件。不是所有的變更都被批准,但如果變更被批准了,你就把它們送回給團隊,讓它們落實到位。
在交付物實際建造完成並被客戶接受後,要進行階段性審查,以確定項目是否完成並準備關閉。
實施階段使用了最多的項目時間和資源,因此,在這個階段成本通常是最高的。項目經理在這一階段也經歷了最多的日程安排上的衝突。在你監控你的項目時,你可能會發現,完成預定工作的實際時間比計劃的時間要長。
當你絕對要滿足日期而你又落後時,你有時可以通過給關鍵路徑任務增加更多的資源來找到更快完成活動的方法,這就是所謂的崩潰。撞車意味著增加資源或移動資源,以使項目重新符合時間表的要求。崩潰總是花費更多的錢,而且並不總是有效。沒有辦法在不提高項目整體成本的情況下使進度崩潰。所以,如果預算是固定的,你沒有任何額外的錢可以花,你就不能使用這種技術。
有時你有兩個活動計劃依次進行,但實際上你可以同時進行。這就是所謂的快速跟踪項目。例如,在一個軟件項目中,你可能同時進行用戶驗收測試(UAT)和功能測試。這是很有風險的。有一個很好的機會,你可能需要重做一些你同時進行的工作。崩潰和快速跟踪是壓縮進度的工具。管理時間表的變化意味著保持你所有的時間表文件是最新的。這樣,你就會一直將你的結果與正確的計劃相比較。
貢獻者和歸因 Text Attributions
This chapter of 企業策略: 高管項目領導指南 Strategy Consulting: A guide for executives leading projects is a derivative of the following text:
- This chapter was adapted by Adrienne Watt from “Project Execution” in Project Management by Merrie Barron and Andrew Barron. Licensed under a CC BY 4.0 licence.