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18 项目收尾
每个项目都需要结束，这就是项目生命周期的最后阶段的项目完成情况。项目的全部意义在于交付你所承诺的东西。通过交付你所说的一切，你确保所有的利益相关者都满意，所有的验收标准都得到满足。一旦发生这种情况，你的项目就可以结束了。
项目完成往往是项目生命周期中最被忽视的阶段。一旦项目结束，就很容易收拾东西，把一些文件扔到抽屉里，然后马上开始进入下一个项目的启动阶段。等一下。你还没有完成。
项目完成的关键活动是收集项目记录；传播信息以正式接受产品、服务或项目；以及执行项目结束。作为项目经理，你将需要审查项目文件，以确保它们是最新的。例如，也许实施了一些范围变更要求，改变了最终产品的一些特性。你在这个阶段收集的项目信息应该反映最终产品的特点和规格。不要忘记也要更新你的资源分配。在项目过程中，一些团队成员会来来去去。你需要仔细检查所有的资源和他们的角色和责任是否都被记录下来。
一旦项目成果被记录下来，你将要求利益相关者或客户正式接受。他们很想知道项目的产品或服务是否符合项目设定的目标。你有项目成果在手能够与团队分享项目最新信息。
合同结束
合同的结束就像项目的结束一样。合同结束是关于完成和解决项目合同的条款。它支持项目的完成过程，因为合同结束过程决定了合同中描述的工作是否准确并令人满意地完成。请记住，并不是所有的项目都是根据合同执行的，所以不是所有的项目都需要合同结束过程。显然，这个过程只适用于那些根据合同执行的阶段、交付物或项目的部分。
合同结束更新项目记录，详细说明项目工作的最终结果。合同可能有具体的条款或完成条件。你应该了解这些条款或条件，这样项目的完成就不会因为你错过了一个重要的细节而被拖延。如果你自己管理合同，一定要问你的采购部门是否有任何你应该知道的特殊条件，这样你的项目团队就不会在无意中拖延合同项目的结束。
合同结束过程的目的之一是向卖方提供正式的通知，通常是以书面形式，说明交付物是可接受的、令人满意的或已被拒绝。如果产品或服务不符合预期，供应商需要在你发出正式验收通知之前纠正问题。在合同结束前，任何需要修复或完成的小项目都会被列入打卡清单，这是一份由客户、团队或经理使用的清单，用于检查并确定还需要完成哪些项目，并创建所有待办事项的行动清单。。希望在项目过程中已经进行了质量审核，并且供应商有机会在比关闭阶段更早的时候进行修正。等到项目结束后，再把所有的问题都推给供应商，这不是一个好主意。在项目进展过程中与你的供应商讨论问题要有效得多，因为它提供了在问题发生时进行纠正的机会。
然后，项目团队将对冲销清单上的所有项目进行工作，建立一个小的时间表来完成剩余的工作。如果冲销清单上的项目数量太多，或者工作量很大，项目组将继续进行项目工作。一旦冲销清单变小，项目经理开始关闭项目，只保留足够的人员和设备来支持正在冲销清单上工作的团队。
如果产品或服务确实达到了项目的预期可以接受，买方就需要向卖方发出正式的书面通知，表明合同已经完成。这就是合同的正式接受和结束。作为项目经理，你的责任是记录合同的正式验收。许多时候，正式验收和结束合同的规定在合同本身中就有说明。
如果你有一个采购部门负责合同管理，他们会希望你在合同完成后通知他们，并反过来按照正式程序让卖方知道合同已经完成。然而，你仍然会在你的项目记录副本中注明合同完成。
释放项目团队
释放项目团队成员不是一个正式的过程。然而，应该注意的是，在项目结束时，你将释放你的项目组成员，他们将回到他们的职能经理那里，或者被分配到一个新的项目。当你接近项目完成时，你要让他们的经理，或其他项目经理了解情况，以便他们有时间为员工的回归做充分的计划。让他们提前几个月知道时间表的样子，以及他们可以在多长时间内计划在新项目上使用他们的员工。这让其他经理有能力开始计划活动和安排活动日期。
最后付款
最后的付款通常不只是一个简单的百分比，还需要完成的工作。完成项目可能涉及到修复最困难的问题，这些问题的解决成本过高，所以最终大笔的付款以激励供应商高度重视该项目，使项目能够按时完成。
如果供应商履行了所有的合同义务，包括修复问题和进行打孔清单上注明的维修，项目组就会在合同上签字，并提交给会计部门进行最后付款。供应商被通知最后一次付款，并完成了与项目的合同协议。
项目后评估
在团队解散并开始关注下一个项目之前，要进行一次回顾，以总结从这个项目中可以学到的经验，通常称为经验总结会议或文件。团队探讨哪些地方做得好，并捕捉过程，以了解为什么做得好。团队询问这个过程是否可以转移到其他项目。团队还探讨了哪些地方做得不好，以及人们从经验中学到了什么。这个过程不是为了找茬，而是为了学习。
质量管理是一个持续改进的过程，包括从过去的项目中学习，并做出改变以改进下一个项目。这个过程被记录下来，作为质量管理方法被使用的证据。一些组织有正式的流程来改变工作流程，并整合从项目中获得的经验，以便其他项目能够受益。有些组织的方法不那么正式，希望个人从经验中学习，并将经验带到下一个项目中，以非正式的方式与他人分享他们所学到的东西。无论采用哪种方式，都应该对以下内容进行评估，并在报告中总结出结果，供外部和内部使用。
信任和协调的有效性
项目领导层审查信任或缺乏信任对项目的影响，以及调整会议对建立信任的有效性。团队确定哪些问题是可以预见和缓解的，哪些问题是无法合理预测的。团队错过了什么线索，表明问题正在出现？团队可以做什么来更好地预测和预防信任问题？
时间表和预算管理
将最初的活动时间表和网络图与实际的活动时间表进行比较。对造成进度变化的情况件进行审查，以了解应急储备和浮动的使用是如何减轻这些事件造成的干扰的。对应急时间的原始估计进行审查，以确定它们是否足够，对工期和浮动的估计是否准确。这些积极的管理活动对于项目组发展在未来项目中估计进度要素的专业知识是必要的，而这些活动的意义不是用来推诿他人的。
对计划工作成本的预算估计进行审查，并与实际成本进行比较。如果估计值经常与实际成本不同，则要审查估计方法的选择。
缓解风险
在项目完成后，可以审查对风险的估计，并将其与实际发生的事件进行比较。是否发生了未曾预见的事件？有什么线索可以让团队预测这些事件？项目的应急措施是否足以覆盖不可预见的风险？即使这个项目没有出错，也不能证明减轻风险作为一项活动是浪费金钱。比较避免风险的成本和意外事件的成本，可以帮助了解避免风险的成本是多少是很有用的。
采购合同
对供货商和供应商的表现进行审查，以确定他们是否仍应被列入合格供货商或供应商名单中。对每个人的合同选择进行审查来确定分担风险的决定是否合理，选择的激励措施是否有效。
客户满意度
审查与客户的关系，并讨论关于将客户纳入项目决策和协调会议的决定。客户有机会表示满意并指出项目沟通和其他因素可以改善的地方。通常情况下，组织的高级经理会与客户进行访谈，以获取对项目团队表现的反馈。
创建一个提供项目概述的一般报告是为了向利益相关者提供项目的摘要。该报告包括最初的目标和目的，并说明项目如何实现这些目标和目的的声明。对进度和预算的表现进行了总结以便对客户的满意度进行评估。该报告的版本可以提供给作为利益相关者的客户，并作为另一种获取反馈的途径。
高级管理层
给高级管理层的报告在简短的执行摘要中包含了提供给利益相关者的所有信息。该报告指出了可以改进的做法和程序，或学到的对未来项目有用的经验。
文件的归档
与项目有关的文件必须储存在一个安全的地方，以便将来可以检索参考。签署的合同或其他可能用于税务审查或诉讼的文件必须被储存。组织会有适用于项目文件的法律文件存储和检索政策，必须遵守。一些项目文件可以用电子方式存储。
应该注意以容易恢复的形式来存储文件。如果文件以电子形式存储，应使用标准的命名惯例，以便文件可以按名称进行分类和分组。如果文件以纸质形式储存，应确定文件的失效日期，以便在未来的某个时间点将其销毁。以下是通常被归档的文件：
- 章程文件
- 范围声明
- 原始预算
- 变更文件
- DPCI评级
- 经理的总结——学到的教训
- 最终的DPCI评级
庆祝！
图 18.1：庆祝！ 你的项目已经结束……至少到下一个项目为止。
项目团队应该庆祝他们的成就。 项目经理应该正式认可他们的努力，感谢他们的参与并正式结束项目。 庆祝活动可以帮助团队成员正式认识到项目的结束为他们所做的工作画上句号。 庆祝活动还鼓励团队成员记住所学到的知识，并开始思考他们的经验将如何在下一个项目中使他们和组织受益。
贡献者和归因 Text Attributions
This chapter of 企業策略: 高管項目領導指南 Strategy Consulting: A guide for executives leading projects is a derivative of the following text:
- This chapter was adapted and remixed by Adrienne Watt from the following sources:
- Introductory text and text under “Contract Closure” was adapted from “Project Completion” in Project Management for Skills for All Careers by Project Management Open Resources and TAP-a-PM. Licensed under a CC BY 3.0 licence.
- Text under “Final Payments”, “Post-Project Evaluations”, “Trust and Alignment Effectiveness”, “Schedule and Budget Management”, “Risk Mitigation”, “Risk Mitigation” and “Customer Satisfaction” adapted from “Project Closure” in Project Management for Instructional Designers by Amado, M., Ashton, K., Ashton, S., Bostwick, J., Clements, G., Drysdale, J., Francis, J., Harrison, B., Nan, V., Nisse, A., Randall, D., Rino, J., Robinson, J., Snyder, A., Wiley, D., & Anonymous. Licensed under a CC BY-NC-SA (Attribution-NonCommercial-ShareAlike) licence.
- Text adapted from “Project Completion” in Project Management for Skills for All Careers by Project Management Open Resources and TAP-a-PM. Licensed under a CC BY 3.0 licence
